Comités de mejora continua: buscando permanentemente la innovación

Artículo escrito para la Revista COSTOS

Hoy en día la innovación es un concepto que no podemos permitir dejar de lado si es que queremos asegurar y concretar el futuro de nuestras organizaciones. La innovación se ha convertido actualmente en un elemento obligatorio para cualquier estrategia empresarial que quiera asegurar el éxito. Así lo demanda el actual contexto competitivo y así nos lo requieren cada vez más los nuevos entornos en la era POST-COVID19, crisis políticas, sociales y medioambientales.

La Innovación en ocasiones puede generar confusión o temor por no saber exactamente cómo abordarla. La innovación está en cada rincón de las organizaciones y puede estar referida al Producto, al Mercado, al Proceso, a la Organización, al Modelo de Negocio, a la Tecnología, etc. Cada organización debe marcar la pauta estratégica de su innovación y enforcarla en cualquiera de los frentes mencionados.

Los Comités de Mejora Continua son una potente herramienta que logra canalizar los esfuerzos de innovación de una manera práctica, asegurando a la vez resultados en el corto plazo.

 

¿Qué es la Mejora Continua? Un poco de Historia

La Mejora Continua tiene sus orígenes en los años 50 del siglo pasado en Japón, cuando Edwards Deming (Catedrático de la Universidad de Columbia, EU) llegó al país después de la Segunda Guerra Mundial como parte del apoyo extranjero para la reconstrucción económica e industrial del país asiático. Deming supo reconocer que los japoneses trabajaban con esfuerzo buscando ser productivos, sin embargo, necesitaban una guía y liderazgo claro («No es suficiente dar lo mejor de uno mismo; primero se debe saber qué hacer, y luego hacer lo mejor posible». E.Deming). Utilizó un concepto milenario japonés denominado Kaizen (cambio para mejorar) y a partir de esto implementó el ciclo de Mejora Continua PDCA (Planear, Hacer, Revisar, Actuar) basado en la toma de decisiones con análisis estadístico. En los siguientes años esta metodología fue consolidándose y evolucionando hasta convertirse en una herramienta clave de gestión, no solo en Japón, sino en Estados Unidos y el resto del mundo.

La Mejora Continua es pues, un método que ha sobrevivido a décadas y diversas corrientes de gestión, posicionándose como un infaltable al momento de organizar y estructurar los esfuerzos de innovación. Sin embargo, nuestra realidad y coyuntura implican que estas innovaciones deban obtener resultados en el corto plazo para poder reaccionar a los embates del mercado, la competencia y los factores externos.

  

¿Cuál es la metodología de implementación de estos Comités?

Los Comités de Mejora Continua son sin duda una de las herramientas más potentes en el camino de generar resultados rápidos que involucran al personal en la generación de iniciativas innovadoras con un enfoque práctico. Debe existir una dosis muy alta de participación y reconocimiento del personal que participa en ellos. Estos Comités pueden ser herramientas muy potentes en este sentido, pero también pueden provocar desánimo y desgaste organizacional sino se direccionan y gestionan adecuadamente.

Para ello se debe seguir una secuencia lógica de actividades desde su organización, hasta su implementación y seguimiento. Es importante en primer lugar, considerar que el equipo que participará debe de ser multidisciplinario (proveniente de diferentes áreas de la organización) y debe tener la capacidad de analizar información clave y tomar decisiones que impacten tanto a los procesos y productos como a la organización.

En segundo lugar, se debe continuar con el análisis de data de aquellos conceptos económicos o de alto impacto en la productividad del negocio. Este análisis estadístico definirá qué áreas o iniciativas serán priorizadas, además de que servirá como la base sobre la que se establecerán los objetivos de mejora en cada concepto que se busque innovar.

Dado que el objetivo es conseguir metas importantes para la organización en el corto y mediano plazo, se deben priorizar las oportunidades validadas con criterios como: Impacto económico esperado, tiempo de implementación, inversión requerida y complejidad de la implementación.

Las iniciativas con mejor puntaje deben de ser priorizadas e impulsadas por la alta dirección, buscando motivar al personal a generar cada vez más iniciativas. El uso de herramientas como el Pareto, para reconocer rápidamente cuáles son los costos, gastos, ingresos, etc. más relevantes, serán de gran ayuda para priorizar iniciativas.

Una vez identificadas y aprobadas las iniciativas, deberán de ser medidas a través de cronogramas e indicadores que aseguren su impacto (sea económico o de eficiencia) y su logro en el tiempo. Es importante mencionar que se puede plantear (dependiendo de la complejidad de cada iniciativa) realizar pruebas piloto en un segmento, área o grupo específico para asegurar que los nuevos planteamientos o acciones correctivas funcionan, además de que tengamos la facilidad de poder corregir en el corto plazo cualquier situación no considerada previamente.

Es recomendable renovar a los participantes en un periodo de tiempo razonable para que las ideas y las iniciativas no pierdan la innovación y velocidad de implementación requeridas por la organización; a la vez que se le da oportunidad a un mayor espectro del personal para que sea partícipe de las mejoras.

 

¿En qué áreas se pueden implementar?

En principio, los Comités de Mejora Continua no tienen una limitante en cuanto a en qué áreas pueden implementarse. Como se ha mencionado previamente, un principio fundamental es tener la capacidad de medir las mejoras estadísticamente para que los resultados sean tangibles, por lo tanto, podríamos pensar que las áreas de presupuesto, operativas, control de obra, abastecimiento o control de contratistas, por poner algunos ejemplos, serían las más adeptas para este tipo de herramientas. Sin embargo, las áreas comerciales, administrativas, de recursos humanos, legales, etc., también pueden obtener beneficios de estos comités, una vez que se definan clara y cuantificablemente sus objetivos de mejora.

Algunos ejemplos de objetivos a perseguir con este tipo de Comités son:

• Reducir las horas extra
• Reducir la tasa de reclamos
• Incrementar el porcentaje de avance de obra
• Incrementar el número de subcontratistas homologados
• Incrementar la confiabilidad de inventarios
• Mejorar precios de productos o insumos críticos (negociación)
• Incrementar las ventas en un segmento de mercado específico
• Reducir penalidades por retrasos en entregas
• Reducir los costos de maquinaria
• Reducir la rotación de personal

Como se puede observar en los ejemplos citados, estos pueden ser fácilmente transformados en uno o más indicadores para asegurar su seguimiento y posterior impacto real. Este es un principio primordial al momento de definir un Comité de Mejora Continua, y que, al ser definidos así desde un inicio, asegurarán que los esfuerzos de innovación sean entendibles para los involucrados y con una tasa de éxito mayor (Alcanzables, Medibles, Acordados, Rastreables y Específicos).

 

¿Cómo asegurar su permanencia y uso?

Hablemos finalmente del uso permanente de estos comités en el tiempo logrando que se conviertan realmente en una búsqueda permanente por la innovación.

En primer lugar, el involucramiento del personal desde las etapas iniciales de definición de objeticos y métricas de medición es de gran relevancia para asegurar el seguimiento de las acciones en el tiempo.

Por otro lado, es importante que el tiempo de trabajo en las iniciativas de mejora no sea mayor de 4-6 semanas. Esto asegurará que las personas tengan un sentido de urgencia por cumplir los compromisos asignados y culminar sus tareas con eficiencia. Si pasan demasiadas semanas analizando una misma iniciativa sin resultados tangibles, la probabilidad de no alcanzar los resultados esperados se acrecentará y la desmotivación del equipo también lo hará.

La oportunidad de presentar avances de resultados durante y al finalizar el proceso, en foros retadores logrará de igual forma mantener a dicho personal motivado. Estos foros puede ir desde presentaciones a Comités de Gerencia que puedan retroalimentar, motivar y enfocar al equipo según los avances que vayan teniendo, hasta ferias de proyectos con exposición a toda la organización, en donde los equipos puedan mostrar los resultados alcanzados; este último tipo de foros, no solo motivará a los equipos que desarrollaron las mejoras debido al reconocimiento que recibirán, sino también motivarán al personal de otras áreas que aun no han tenido la oportunidad de participar en estos comités para explorar e innovar en nuevas áreas de la organización.

Las oportunidades de mejora son el pan de cada día de las organizaciones, y el reto de innovar constantemente no es nada sencillo. Así pues, nuestras habilidades y capacidades para poder identificarlas y convertirlas en soluciones y resultados reales, marcarán la diferencia para liderar los mercados cada vez más competitivos en los que nos desenvolvemos y desenvolveremos en los siguientes años.